你是否曾经在办理入职、社保转移，或者法院案件处理过程中，被要求“出具一份调档函”？很多人第一次听到这个词汇时，都会一头雾水：调档函是什么？它是干嘛用的？为什么非它不可？

今天我们就来揭开“调档函”的神秘面纱。

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什么是调档函？

调档函是一种正式的文书凭证，主要用于申请查阅或调动个人档案材料，它通常由有权单位（如人社局、人民法院、用人单位等）向档案保管机构（如人才市场、人事局、学校等）发出，用于请求提取、调阅、转递个人人事档案。

当你从一家公司离职后去新单位入职，新公司可能会让你把原单位的人事档案转移到他们指定的人才服务机构，这时，就需要新单位开具一封“调档函”,才能合法地将你的档案调出来。

调档函的核心作用在于确认调档主体的合法性，并作为档案流转的重要依据。

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调档函的常见使用场景

1. 入职背景调查或入职手续办理
   很多大型企业、国企或公务员系统，在员工正式入职前会要求进行档案审查,这就需要员工提供调档函。

2. 公务员考试政审环节
   在政审阶段，招考单位通常会通过组织部或人社局开具调档函，调取考生的人事档案以核实身份、学历、政治面貌等信息。

3. 法院诉讼中的证据调取
   某些涉及劳动争议、婚姻财产、继承纠纷等案件中,法院也可能通过调档函调取相关当事人的档案资料作为证据。

4. 户口迁移、职称评审、社保补缴等事务
   这些事项有时也需要对个人工作经历、学历、党团关系等内容进行审核,因此也需调档函配合。

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调档函包含哪些内容？

虽然不同单位格式略有差异,但一份标准的调档函通常包括以下几项：

• 发函单位名称及联系方式
• 接收单位名称
• 被调档人姓名及身份证号
• 档案编号（如有）
• 调档事由说明
• 调档联系人及电话
• 单位盖章及发函日期

特别提醒：正规调档函必须加盖公章，否则无效！

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调档函和介绍信的区别

很多读者会混淆调档函和介绍信的功能,其实它们用途不同：

• 调档函是专门用来调动或调阅档案的书面通知,具有较强的行政效力。
• 介绍信则是单位之间交流业务、证明身份的一种普通公文,不具备调档功能。

所以如果你需要转移档案,请务必索取调档函而非介绍信。

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调档流程简述

1. 向有权限的单位申请开具调档函；
2. 将调档函提交至档案保管单位；
3. 等待档案审核、整理、密封；
4. 按照规定方式完成档案移交或邮寄。

整个过程可能需要几个工作日到一周不等,具体时间因地区和单位而异。

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调档函常见问题解答

Q1：个人可以自行开具调档函吗？
A：不可以，只有具备人事管理权限的单位才有资格开具调档函,个人无法自行开具。

Q2：没有调档函能调出档案吗？
A：一般情况下不行，除非是特殊情况（如司法机关依法强制调档）,否则档案保管单位不会接受无调档函的档案提取申请。

Q3：档案长期滞留个人手中怎么办？
A：这是违规行为！应尽快联系户籍所在地的人才中心或原工作单位人事部门，申请重新托管,必要时可通过正规渠道开具调档函。

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建议参考

如果你正在面临调档问题,建议你：

• 提前了解清楚当前档案所在单位；
• 向接收单位咨询调档函的具体格式和要求；
• 保留好所有调档过程中的纸质或电子凭证；
• 如遇困难,可寻求专业律师或人力资源顾问的帮助。

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相关法条参考

1. 《中华人民共和国档案法》第十三条
   国家机关、社会团体以及公民都有保护档案的义务，任何组织和个人不得擅自损毁、涂改、伪造档案。

2. 《干部人事档案工作条例》第二十五条
   查阅干部人事档案应当严格履行审批程序，严禁擅自复制、拍摄、泄露档案内容。

3. 《劳动合同法》第五十条
   用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明,并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。

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调档函虽小，却关乎档案安全与个人权益，无论是求职、升迁还是法律维权，它都可能是关键的一环，我们希望这篇文章不仅帮你搞懂了“调档函是什么”,更能让你明白它的实际应用价值。

在这个越来越重视个人信息合规的时代，掌握一些基础的人事档案知识，不仅能避免走弯路,还能有效保障自己的合法权益。

如果你还有关于调档函或其他人事档案方面的问题，欢迎留言互动,我们将持续为你答疑解惑！

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