在现实生活中，我们常常会遇到需要调取个人或单位档案的情况，比如入职政审、考公务员、办理退休手续、升学转学等，很多人以为只要一个电话或者一张身份证就能搞定，但实际上，调档案需要的材料远不止这些，稍有不慎就可能“跑空趟”，到底要准备哪些材料？又有哪些细节需要注意呢？

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调档案是什么意思？

所谓“调档案”，是指将存放在人事档案管理部门（如人才市场、人社局、教育局、单位人事部门等）的个人档案,按照合法程序转移到另一个单位或机构的过程。

个人档案是伴随一生的重要文件资料集合，包含学历、工作经历、政治面貌、奖惩记录等内容，具有法律效力和历史依据作用，因此调档过程必须严谨、合规。

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调档案的基本材料清单

不同用途、不同地区的具体要求略有差异,但总体上需要以下几类基本材料：

调档函

这是最重要的材料之一,通常由接收档案的单位出具。

• 公务员录用单位
• 新入职公司人事部
• 学校招生办公室
• 人才交流中心

调档函需加盖公章，内容包括：调档人姓名、身份证号、原档案存放地、调档原因等信息。

身份证明材料

• 本人有效身份证原件及复印件；
• 若委托他人代办,还需提供代办人身份证复印件及授权委托书。

相关背景材料（视用途而定）

• 录用通知、录取通知书、政审表、劳动合同等；
• 部分单位还可能要求提供学历学位证书、职称证书等辅助材料。

填写调档申请表

部分档案保管单位会要求填写纸质或电子版《调档申请表》,用于登记备案。

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注意事项

• 不要自行拆封档案：档案一旦被私自打开，即视为作废,需重新审核封装。
• 确保接收单位具备档案管理权限：并非所有单位都能接收人事档案,建议提前确认。
• 异地调档需时间较长：特别是跨省调档，一般通过机要通信或邮政特快专递方式进行,不得邮寄或自带。

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建议参考

如果你即将面临调档案的情况,建议提前做好以下几点准备：

1. 联系接收单位开具调档函,并确认所需材料的具体格式与内容；
2. 查询档案当前存放地,可以通过当地人社局官网或拨打12333咨询；
3. 准备好所有相关证件复印件,避免临时缺漏耽误进度；
4. 了解是否有特殊政策限制，例如应届毕业生调档流程、国企/公务员系统调档规定等；
5. 如遇困难可寻求专业人事代理机构协助，提高效率,避免走弯路。

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相关法条参考

根据《中华人民共和国档案法》及相关人事档案管理规定：

• 《中华人民共和国档案法》第十七条
  国家档案主管部门主管全国档案工作，负责组织协调全国档案事业的发展，县级以上地方档案主管部门主管本行政区域内的档案工作，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。

• 《干部人事档案工作条例》第二十四条
  人事档案的查阅、借用、转递应当严格履行审批手续，严禁擅自涂改、圈划、抽取、撤换档案材料,不得泄露或者擅自向外公布档案内容。

• 《人力资源社会保障部关于加强和改进人力资源社会保障系统档案工作的意见》
  明确指出要加强人事档案管理，规范调阅、转移流程，确保档案的真实性、完整性和安全性。

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调档案看似简单，实则涉及多个环节与材料准备，任何一步出错都可能导致流程中断，尤其在如今就业流动性增强的大背景下，掌握正确的调档流程与所需材料显得尤为重要，无论你是即将入职的新员工、准备考公的毕业生，还是正在办理退休手续的老同志，都要提前规划、细致准备。

记住一句话：“事前多一分准备，事中少十分麻烦。” 如果你能提前了解清楚调档案需要什么材料，整个过程就会顺畅很多，别等到最后一刻才发现少了关键材料，那就真的是“骑虎难下”了。

希望这篇文章能为你解开疑惑,助你顺利完成档案调动！

调档案需要什么材料？你真的准备对了吗？，本文为合飞律师原创，未经授权禁止转载，个案情况不同，建议咨询专业律师制定方案。